Ongezeko la tija lina thamani ndogo ikiwa kazi bado inapitia kamati, idhini, makabidhiano na idara zilezile zinazofanya kazi kwa kujitenga. Kikwazo kinazidi kuwa ucheleweshaji wa shirika: muda ambao shirika hutumia kufanya maamuzi, kubadili michakato na kugeuza uwezo mpya kuwa matokeo ya biashara.
Kazi ambayo awali ilihitaji wataalamu au idara kadhaa, au juhudi za wiki nyingi, sasa inaweza kukamilishwa kwa kasi kubwa zaidi. Hili hubadili jinsi timu zinavyoshirikiana, jinsi maamuzi yanavyofanywa na mahali ambapo utaalamu unahitajika.
Manufaa hupatikana kikamilifu mashirika yanapobadili kabisa muundo wake na kufikiria upya mitiririko ya kazi, usimamizi, motisha, mtiririko wa maarifa na miundo ya kufanya maamuzi, ili ongezeko la tija linaloletwa na AI lijizidishe kote katika biashara.
Mashirika yaliyojengwa kwa msingi wa AI yanahitaji uti wa mgongo imara na ukingo unaobadilika, huku yakitumia ujuzi muhimu zaidi wa binadamu katika kufanya maamuzi na kuratibu hatua.
Kuna mijadala mingi kwenye LinkedIn, Substack na majukwaa mengine inayosema, “Sioni faida ya uwekezaji katika AI.” Matumizi yenye maana yanapoenea, tunaona faida kubwa kutokana na suluhisho za AI na matumizi ya zana tayari kama ChatGPT, Codex na Claude. Hata hivyo, hoja hiyo inaeleweka. Ingawa ongezeko kubwa la tija ya mtu binafsi linawezekana, hatimaye huzuiwa ikiwa mitiririko ya kazi katika shirika haibadiliki. Muundo wa shirika lako unahitaji kubadilika.
Hata hivyo, kwa bahati mbaya huwezi kulitayarisha shirika kikamilifu kwa siku zijazo, hasa kutokana na kasi ya maendeleo ya AI. Hakuna anayeweza kusema kwa uhakika jinsi benki, kampuni ya bima, muuzaji wa rejareja, kampuni ya nishati au kampuni ya ushauri iliyoboreshwa kwa AI inavyopaswa kuwa baada ya miaka mitatu. Teknolojia, uchumi na mifumo ya kazi inabadilika haraka sana, hivyo uwezo wa kubadilika utakuwa mojawapo ya faida kuu katika mwongo ujao.
Lakini ikiwa uwezo wa AI wa kiwango cha utaalamu unapatikana mara moja na mawakala wa AI wanaweza kufanya kazi kwa kujitegemea kwa saa nyingi, lazima ukubali kwamba jinsi kazi inavyofanywa itabadilika, na inapaswa kubadilika. Hilo linaashiria kuwa muundo wako wa uendeshaji lazima ubadilike ili kunufaika na teknolojia. Mashirika yaliyo tayari kubadilika haraka zaidi kufuata mifumo mipya ya kazi na matumizi mapya ya teknolojia hii yana nafasi nzuri zaidi ya kunufaika.
Njia rahisi zaidi ya kuelewa athari za AI kwa mashirika ni kuanza na dhana rahisi. Chukulia kwamba uwezo wa AI wa kiwango cha utaalamu unapatikana mara moja kwa kila mtu katika shirika. Hili lilikuwa gumu kufikiria miaka miwili iliyopita, lakini sasa karibu limekuwa uhalisia. Na ingawa huenda bado si kamilifu, ni busara kudhani kuwa litakaribia ukamilifu hivi karibuni.
Ongeza dhana ya pili. Chukulia kwamba mawakala wanaojitegemea wanaweza kufanya kazi pamoja kwa saa, siku na hatimaye wiki ili kukamilisha kazi nyingi zenye maana. Si jukumu moja au machache, bali mfululizo mkubwa wa kazi unaohusisha taaluma kadhaa. Timu ya mawakala inayojumuisha majukumu mbalimbali na inayoweza kujitafutia yenyewe mtiririko wa kazi.
Ikiwa mambo hayo mawili yana ukweli wowote, basi jinsi kazi inavyofanywa itabadilika—na lazima ibadilike. Muda wa kukamilisha kazi unapungua, namna ya ushirikiano wa ndani inabadilika na kasi ya mabadiliko inaongezeka.
Mabadiliko ya kasi hii yanapendelea ugatuzi wa mamlaka, uhuru na ubunifu, ilhali mashirika mengi makubwa yamejengwa kwa msingi wa kinyume chake.
Biashara kubwa huweka mamlaka katikati ya idara zilizopangwa kulingana na majukumu. Hutenganisha mkakati, teknolojia, data, hatari, shughuli, fedha, rasilimali watu na biashara katika miundo tofauti, kila mmoja ukiwa na vipaumbele, motisha na, muhimu zaidi, udhibiti wake.
Kamati za uwekezaji na uelekezaji, bodi za usanifu, tathmini za hatari, hatua za uzingatiaji, michakato ya ununuzi, mipango ya kila mwaka na hoja za kibiashara husimamia mabadiliko. Baadhi ya timu za usimamizi wa mabadiliko pia hupitisha taarifa kati ya wadau bila kuziongezea thamani.
Tena, hakuna lisilo na mantiki hapa, na taratibu hizi zipo kwa sababu nzuri. Ingawa zinadhibiti hatari, kugawa mtaji, kuzuia urudiaji, kulinda wateja na kuweka uwajibikaji, pia huamua kasi. Huenda kasi hiyo ikawa ndogo mno katika ulimwengu ambako washindani waliojengwa kwa msingi wa AI wanaweza kujaribu, kujifunza na kubuni upya kazi kwa haraka zaidi.
Ujumbe wa kitamaduni pia ni muhimu. Katika mashirika mengi, motisha bado huwatuza wanaobaki ndani ya mipaka ya idara zao, hata kiongozi aseme mara ngapi "mmepewa mamlaka ya kufanya maamuzi". Kwa nini? Linda timu. Linda bajeti. Linda mpango wa maendeleo. Epuka kushindwa hadharani. Peleka maamuzi magumu kwa kamati. Usiende mbali sana nje ya mchakato ulioidhinishwa.
Mbinu hii ya kuweka mamlaka katikati inaeleweka wakati gharama ya majaribio ni kubwa na mabadiliko ya mara chache huwa ya hatua kwa hatua badala ya mapinduzi. Lakini inakuwa tatizo uwezo unapoboreshwa sana kila baada ya miezi michache na fursa bora zinapogunduliwa na timu zilizo karibu na kazi.
Kukabiliana na AI kwa kuweka mamlaka katikati kwa njia ya kawaida husababisha ucheleweshaji unaozuia faida halisi ya uwekezaji. Ikiwa kila badiliko lazima lipitie kamati kadhaa kabla ya kufikia kazi halisi, shirika litajifunza polepole mno.
Kwa watu wako wanaotaka kukua na kusonga haraka zaidi, kupunguza fursa za kutumia AI kunafanya shirika lako lisiwe mahali pa kuvutia pa kufanya kazi.
Mashirika mengi yanaanza na ufasaha wa mtu binafsi katika AI. Hapo ndipo mahali sahihi pa kuanzia. Watu wanahitaji kujua jinsi ya kuipa AI maelekezo, kuhoji majibu yake, kukagua kazi yake, kulinda taarifa nyeti na kutambua wakati wa kutoitumia. Wanahitaji kujiamini, busara na uzoefu wa vitendo.
Lakini ufasaha wa mtu binafsi una kikomo. Mchambuzi anaweza kutoa uchanganuzi mara tano zaidi, lakini kikao cha maamuzi bado hufanyika mara moja kwa mwezi. Msanidi programu anaweza kuzalisha msimbo zaidi, lakini mchakato wa ukaguzi na utoaji haujabadilika. Mtaalamu wa masoko anaweza kuunda maudhui zaidi, lakini idhini ya chapa bado inasubiri kwenye foleni ileile.
Hata katika kiwango cha timu, kubadili mtiririko wa kazi si lazima kuongeza kasi ikiwa sehemu nyingine za shirika bado zinafanya kazi kama kawaida.
Kwa hiyo mtu anafanya kazi haraka zaidi, huenda timu pia ikafanya hivyo, lakini hatimaye kasi ya matokeo inazuiwa na sehemu nyingine za mtiririko mzima wa shirika. Ndiyo maana safari ya AI lazima itoke kwenye ufasaha wa mtu binafsi, ipitie ufasaha wa timu na kufikia ufasaha wa shirika.
Biashara inapoweza kubadili miundo, motisha, usimamizi, mtiririko wa maarifa na mifumo ya teknolojia, manufaa ya ndani yanayopatikana kwa watu na timu hugeuka kuwa thamani kwa biashara nzima.
Hiyo ni changamoto ngumu, lakini hapo ndipo ilipo fursa ya kufungua thamani. Kampuni zilizojengwa kwa msingi wa AI katika miaka ya hivi karibuni baada ya kutolewa kwa ChatGPT zilijenga mitiririko ya kazi yenye AI ndani yake, hivyo zinaendelea kuwa wepesi na kutumia miundo isiyo na ngazi nyingi. Kinyume chake, biashara kubwa zaidi zimeingiza AI katika michakato iliyopo, na kutengeneza viraka visivyobadili jinsi kazi inavyofanywa.
Kujengwa kwa msingi wa AI hakumaanishi vurugu, uzembe au kuhangaikia zana kupita kiasi. Hakumaanishi kila mfanyakazi atumie muundo wa hivi karibuni kwa njia yoyote anayochagua. Na bila shaka hakumaanishi kubadilisha usimamizi na msisimko, wala kujifanya kuwa wanadamu hawahitajiki tena.
Muundo wa zamani wa mashirika hudhani kwamba unaweza kufafanua hali ya baadaye, kuchora muundo, kutekeleza mabadiliko kisha kuleta uthabiti. Hiyo ni polepole mno kwa AI.
Mashirika yaliyojengwa kwa msingi wa AI yatabuniwa kwa ajili ya mabadiliko endelevu. Shirika lililojengwa kwa msingi wa AI ni lile linalobuni upya kazi daima kwa kuzingatia nguvu zilizounganishwa za watu, mifumo ya AI, data, mtiririko wa kazi na usimamizi. Hayataegemeza kila kitu kwenye mpango mmoja. Yatajenga uwezo wa kugundua haraka: mitiririko ipi ya kazi ibadilike, majukumu yapi yaendelee kukua, udhibiti upi unahitajika, ujuzi upi ni muhimu zaidi, mifumo ipi inaweza kutumiwa tena na dhana zipi tayari zimepitwa na wakati.
Hilo linahitaji mambo mawili kwa wakati mmoja: uti wa mgongo imara na ukingo unaobadilika. Hivi huleta usawa kati ya kuweka mamlaka katikati na kuzipa uwezo timu zilizo karibu na kazi.
Uti wa mgongo imara hulipa shirika uaminifu na uwezo wa kupanuka. Biashara nzima inaweza kutumia zana zilizoidhinishwa, mifumo inayoweza kutumiwa tena, njia za kufikia data, mbinu za tathmini, udhibiti wa usalama, kanuni za usimamizi, ufuatiliaji, miundombinu ya maarifa na umiliki ulio wazi.
Ukingo unaobadilika ndiko kazi hufanyika na hubadilika mara kwa mara bila vikwazo. Timu ndogo zenye majukumu mbalimbali zilizo karibu na tatizo zina mamlaka ya kutosha kubuni upya mitiririko ya kazi, kutumia AI, kujaribu njia mpya za kufanya kazi na kurudisha maarifa katika shirika.
Usawa huo kati ya kitovu na ukingo ni muhimu. Udhibiti mwingi mno kutoka katikati hufanya shirika lijifunze polepole sana. Uhuru mwingi mno wa ndani hufanya shirika litawanyike. Shirika lililojengwa kwa msingi wa AI linahitaji nidhamu katika kitovu na uwezo wa kubadilika kwenye ukingo.
Hitimisho la kijuujuu kuhusu kuendesha kazi kiotomatiki ni kwamba AI inapunguza hitaji la watu. Katika baadhi ya maeneo itafanya hivyo, kama vile kazi ya maarifa inayojirudia na isiyohitaji muktadha mwingi, ambayo itafupishwa au kuondolewa. Kazi nyingi za miamala—kuziba mapengo katika mifumo, kuhamisha taarifa, kufanya uchanganuzi wa awali, kuandaa rasimu za kwanza na kutoa majibu yenye 'thamani ya ziada' ndogo—zitakuwa chini ya shinikizo.
Lakini upande mwingine ni kwamba 'mchango' wa binadamu unapanda kiwango: ikiwa uwezo wa AI wa kiwango cha utaalamu unapatikana mara moja, sifa adimu za binadamu ambazo AI haiwezi na haipaswi kuchukua nafasi yake zinakuwa busara, ubunifu, uwajibikaji, muktadha na uaminifu.
Mashirika yanapaswa kuwapa kipaumbele zaidi watu wanaoweza kufanya maamuzi katika hali tata. Watu wanaoelewa nyanja husika kwa kina cha kutosha kuielekeza AI na kutambua inapokosea. Watu wanaoweza kuuliza maswali bora zaidi. Watu wanaoweza kuunganisha uhalisia wa kibiashara, kiufundi, kiutendaji na kibinadamu. Watu wanaoweza kujenga mahusiano, kuimarisha imani na kuratibu wadau wengi. Muhimu zaidi, uwezo wa kubadili muktadha na kufasiri taarifa haraka na kwa usahihi unakuwa wa lazima zaidi unapowazia kazi ya wiki nzima ikifupishwa na kufanywa Jumatatu asubuhi.
Kwa hiyo, watu wenye ujuzi mpana wanakuwa na thamani zaidi, si kidogo, ikiwa wanaweza kudumisha muktadha katika idara mbalimbali na kuratibu kazi inayowezeshwa na AI. Wataalamu wanaweza kuwa na thamani zaidi, si kidogo, kwa sababu kazi ya haraka huleta nyakati nyingi zaidi ambapo ubora na busara ni muhimu. Nao viongozi watahitaji kupunguza udhibiti wa shughuli na kuwa wabunifu zaidi wa mifumo, muktadha na kasi.
Ujuzi wa kuwekeza si “ujuzi wa AI” pekee. Ni sifa za kibinadamu zinazozidi kuwa muhimu AI inaposhughulikia utekelezaji wa kazi za msingi: udadisi, busara, ustahimilivu, uwazi, ubunifu, uthabiti wa maamuzi, ushirikiano na utulivu katika hali tata. Shirika linapaswa kuajiri, kukuza na kutuza sifa hizo sasa.
Kufupisha kazi nyingi hivi ni jambo zito, na mashirika yaliyoundwa kwa msingi wa AI hayawezi kufanya kazi kwa kasi ya kupindukia wakati wote. Yatahitaji kuwapa watu nafasi na muda wa kupumzika ili wapate nafuu na kuungana tena. Ili kutathmini na kuamua kwa ufanisi, mashirika yanapaswa kujenga mazingira ambako matukio ya bahati yanaweza kuibua mawazo mapya.
Leo, biashara nyingi kubwa zinachelewa kutumia AI kutekeleza mambo ambayo tayari yanawezekana. Hali hii inazidisha pengo kati ya maboresho ya uwezo wa mawakala na maboresho ya matumizi yake.
Hilo ni jambo la kawaida. Mashirika makubwa hukubali teknolojia polepole kwa sababu ya mifumo iliyopitwa na wakati, vikwazo vya kanuni, upinzani wa kitamaduni, data iliyotawanyika, umiliki usioeleweka na hatari halisi zinazohitaji kudhibitiwa.
Lakini hatimaye, viongozi, timu na washindani wa kutosha watagundua jinsi ya kutumia AI kwa usalama na mara kwa mara katika mtiririko halisi wa kazi. Mifumo ya utendaji itakomaa, usimamizi utajengeka zaidi, mawakala wataaminika zaidi na imani ya mashirika itaongezeka. Pengo kati ya kile kinachowezeshwa na AI na kile ambacho biashara hutumia kwa kweli litaanza kufungwa.
Hatua hiyo ya mageuzi itakapofika, faida haitakuwa ya kampuni zenye miundo bora au bajeti kubwa zaidi za AI, bali mashirika yanayoweza kubadili kwa kasi jinsi kazi inavyofanywa.
Kampuni zinazoweka kila uamuzi chini ya mamlaka kuu, kulinda kila idara, kutawala kupitia kamati za polepole na kuwatuza watu kwa 'kutoleta usumbufu' zitashindwa kuendana na kasi.
Kampuni zinazojenga uti wa mgongo imara na ukingo unaobadilika zitajifunza haraka zaidi. Zitagundua mapema mitiririko bora ya kazi, zitaelekeza uwiano mzuri wa watu wenye ujuzi mpana, wataalamu na viongozi kwenye kazi zenye thamani ya juu zaidi, na zitageuza majaribio ya ndani kuwa mifumo inayoweza kutumiwa tena.
Kwa sasa swali linaweza kuwa "Tunawezaje kutumia AI kwa mafanikio?", lakini hivi karibuni lazima libadilike kuwa "Shirika letu linaweza kubadilika kwa kasi gani AI inapobadili kazi?"
Shirika la polepole lenye AI yenye nguvu litaendelea kuwa la polepole; shirika linalobadilika lenye AI yenye nguvu litakuza manufaa yake kwa kasi.