Framleiðniaukning hefur takmarkað gildi ef vinnan fer enn um sömu nefndir, samþykktarferli, afhendingar milli aðila og starfssviðssíló. Flöskuhálsinn verður í auknum mæli tregða innan stofnunarinnar: tíminn sem það tekur hana að taka ákvarðanir, breyta ferlum og umbreyta nýrri getu í rekstrarlegan árangur.
Vinnu sem áður krafðist margra sérfræðinga, deilda eða vikna vinnuframlags má nú ljúka mun hraðar. Þetta breytir samstarfi teyma, ákvarðanatöku og því hvar þörf er á sérþekkingu.
Ávinningurinn nýtist að fullu þegar stofnanir umbylta skipulagi sínu og endurhugsa verkferli, stjórnun, hvata, þekkingarflæði og umgjörð ákvarðanatöku svo að framleiðniaukning vegna gervigreindar margfaldist um allt fyrirtækið.
Gervigreindarmiðaðar stofnanir þurfa bæði traustan kjarna og aðlögunarhæfan jaðar og verða jafnframt að virkja dýrmætustu mannlegu hæfileikana við dómgreind og samhæfingu aðgerða.
Á LinkedIn, Substack og öðrum vettvangi er mikið rætt um að „arðsemi gervigreindar sé ekki sýnileg“. Þegar marktæk innleiðing nær flugi sjáum við þó ríflega arðsemi af gervigreindarlausnum og notkun staðlaðra verkfæra á borð við ChatGPT, Codex og Claude. Sjónarmiðið er þó skiljanlegt. Þótt einstaklingar geti aukið framleiðni sína verulega takmarkast ávinningurinn á endanum ef verkferli stofnunarinnar breytast ekki. Skipulag stofnunarinnar þarf að þróast.
Því miður er þó ekki hægt að gera stofnun framtíðarhelda, sérstaklega í ljósi þess hve hratt gervigreind þróast. Enginn getur fullyrt hvernig banki, tryggingafélag, smásali, orkufyrirtæki eða ráðgjafarfyrirtæki sem hefur verið fínstillt fyrir gervigreind eigi að líta út eftir þrjú ár. Tæknin, hagfræðin og vinnumynstrin breytast of hratt og því verður aðlögunarhæfni eitt helsta samkeppnisforskot næsta áratugar.
En ef sérfræðiþekking er tiltæk samstundis og gervigreindargerendur geta starfað sjálfstætt tímunum saman verður að gera ráð fyrir að vinnulagið muni og eigi að breytast. Það bendir til þess að rekstrarlíkanið þurfi að breytast svo tæknin nýtist. Þær stofnanir sem eru tilbúnar að laga sig hraðast að nýju vinnulagi og nýjum notkunarmöguleikum tækninnar eiga mestan ávinning í vændum.
Einfaldasta leiðin til að skilja áhrif gervigreindar á stofnanir er að byrja á einfaldri forsendu. Gerum ráð fyrir að sérfræðiþekking sé samstundis tiltæk öllum innan stofnunarinnar. Fyrir tveimur árum var erfitt að ímynda sér þetta en nú er það svo gott sem orðið að veruleika. Þótt þetta sé enn ekki fullkomið er eðlilegt að gera ráð fyrir að það nálgist fullkomnun í mjög náinni framtíð.
Bætum svo við annarri forsendu. Gerum ráð fyrir að sjálfvirkir gerendur geti unnið saman klukkustundum, dögum og loks vikum saman að umfangsmiklum og mikilvægum verkefnum. Ekki einu eða fáeinum verkum, heldur umfangsmikilli verkefnaröð þvert á mörg fagsvið. Þverfaglegt teymi í formi hóps gerenda sem geta sjálfir fundið út úr verkferlinu.
Ef hvort tveggja er nokkurn veginn rétt mun vinnulagið breytast — og verður að gera það. Verktíminn styttist, innra samstarf tekur á sig nýja mynd og breytingar verða hraðari.
Breytingar á þessum hraða hygla valddreifingu, sjálfstæði og nýsköpun, en flestar stórar stofnanir byggjast á andstæðri hugmynd.
Stór fyrirtæki miðstýra valdi í deildum sem skiptast eftir starfssviðum. Þau aðskilja stefnumótun, tækni, gögn, áhættu, rekstur, fjármál, mannauð og viðskiptastarfsemi í ólíkar einingar sem hafa hver sína forgangsröðun, hvata og síðast en ekki síst eftirlit.
Fjárfestingarnefndir, stýrihópar, arkitektúrráð, áhættumat, regluvörsluhlið, innkaupaferli, árlegar áætlanalotur og viðskiptarök stýra breytingum. Sum breytingastjórnunarteymi miðla auk þess upplýsingum milli hagsmunaaðila án þess að auka virði þeirra.
Enn og aftur er ekkert af þessu órökrétt og þessi úrræði eru til af góðum ástæðum. Þau stýra áhættu, úthluta fjármagni, koma í veg fyrir tvíverknað, vernda viðskiptavini og tryggja ábyrgð, en þau ákvarða jafnframt hraðann. Sá hraði verður líklega of lítill í heimi þar sem gervigreindarmiðaðir keppinautar geta prófað, lært og endurhannað vinnu mun hraðar.
Menningarlegu skilaboðin skipta líka máli. Í mörgum stofnunum umbuna hvatarnir enn fólki fyrir að halda sig innan marka starfssviðsins, sama hversu oft leiðtogi segir: „Þið hafið umboð til að taka ákvarðanir.“ Hvers vegna? Verndið teymið. Verndið fjárhagsáætlunina. Verndið þróunaráætlunina. Forðist sýnileg mistök. Vísið erfiðum ákvörðunum til nefndar. Farið ekki langt út fyrir samþykkt ferli.
Þessi miðstýrða nálgun er skynsamleg þegar tilraunir eru kostnaðarsamar og breytingar eru sjaldgæfar og þróunarkenndar fremur en byltingarkenndar. Hún verður hins vegar vandamál þegar getan batnar verulega á nokkurra mánaða fresti og teymin næst vinnunni uppgötva bestu tækifærin.
Hefðbundin miðstýring sem svar við gervigreind skapar tregðu sem kemur í veg fyrir marktæka arðsemi. Ef allar breytingar þurfa að fara í gegnum margar nefndir áður en þær ná til raunverulegrar vinnu lærir stofnunin of hægt.
Takmörkuð tækifæri til að nýta gervigreind gera vinnustaðinn síður aðlaðandi fyrir starfsfólk sem vill vaxa og komast hraðar áfram.
Flestar stofnanir byrja á gervigreindarlæsi einstaklinga. Það er rétti byrjunarreiturinn. Fólk þarf að kunna að gefa gervigreind fyrirmæli, véfengja svör hennar, yfirfara vinnu hennar, vernda viðkvæmar upplýsingar og vita hvenær ekki á að nota hana. Það þarf sjálfstraust, dómgreind og hagnýta reynslu.
En læsi einstaklinga á sér takmörk. Greinandi getur afkastað fimmfalt meiri greiningu en ákvarðanavettvangurinn kemur samt aðeins saman mánaðarlega. Forritari getur búið til meiri kóða en yfirferðar- og útgáfuferlið hefur ekki breyst. Markaðsfræðingur getur búið til meira efni en vörumerkjasamþykkt bíður enn í sömu röð.
Jafnvel hjá teymi leiðir breytt verkflæði ekki endilega til meiri hraða ef aðrir hlutar stofnunarinnar starfa enn með sama hætti og áður.
Einstaklingurinn vinnur því hraðar og teymið ef til vill líka, en aðrir hlutar heildarferlisins takmarka að lokum afköstin. Þess vegna þarf vegferðin með gervigreind að færast frá læsi einstaklinga yfir í læsi teyma og áfram í læsi allrar stofnunarinnar.
Þegar fyrirtækið getur breytt skipulagi, hvötum, stjórnun, þekkingarflæði og tæknilegu verklagi umbreytist staðbundinn ávinningur einstaklinga og teyma í virði fyrir allt fyrirtækið.
Það er erfitt viðfangsefni, en þar liggur tækifærið til verðmætasköpunar. Gervigreindarmiðuð fyrirtæki sem urðu til á síðustu árum, eftir útgáfu ChatGPT, byggðu verkferli með innbyggðri gervigreind og eru því áfram lipur og flöt í skipulagi. Stærri fyrirtæki hafa aftur á móti skeytt gervigreind inn í eldri ferli. Útkoman er bútasaumur sem breytir ekki því hvernig vinnan er unnin.
Gervigreindarmiðuð stofnun er ekki óskipulögð, kærulaus eða heltekin af verkfærum. Það merkir ekki að hver starfsmaður noti nýjasta líkanið eftir eigin höfði. Og það merkir sannarlega hvorki að áhugi komi í stað stjórnarhátta né að látið sé sem ekki sé lengur þörf á fólki.
Gamla skipulagslíkanið gerir ráð fyrir að hægt sé að skilgreina framtíðarástand, teikna upp skipulagið, innleiða breytinguna og ná stöðugleika. Það er of hægfara fyrir gervigreind.
Gervigreindarmiðaðar stofnanir verða hannaðar fyrir stöðugar breytingar. Gervigreindarmiðuð stofnun endurhannar stöðugt vinnu út frá sameinuðum styrkleikum fólks, gervigreindarkerfa, gagna, verkflæðis og stjórnarhátta. Hún veðjar ekki öllu á eina forskrift. Hún byggir upp getu til að komast hratt að því hvaða verkferlar þurfa að breytast, hvaða hlutverk þurfa að þróast, hvaða eftirlits er þörf, hvaða færni skiptir meira máli, hvaða verklag má endurnýta og hvaða forsendur eru þegar úreltar.
Til þess þarf tvennt samtímis: traustan kjarna og aðlögunarhæfan jaðar. Þannig næst jafnvægi milli miðstýringar og þess að veita teymum næst vinnunni umboð.
Trausti kjarninn veitir stofnuninni trúverðugleika og stærðarhagkvæmni. Allur reksturinn hefur aðgang að samþykktum verkfærum, endurnýtanlegu verklagi, leiðum að gögnum, matsaðferðum, öryggisráðstöfunum, stjórnunarreglum, vöktun, þekkingarinnviðum og skýrri ábyrgð.
Á aðlögunarhæfa jaðrinum fer vinnan fram og breytist þar ört og án núnings. Lítil þverfagleg teymi sem standa nærri vandanum hafa nægt umboð til að endurhanna verkferli, beita gervigreind, prófa ný vinnubrögð og miðla lærdómnum aftur inn í stofnunina.
Jafnvægið milli kjarnans og jaðarsins skiptir máli. Of mikil miðstýring veldur því að stofnunin lærir of hægt. Of mikið staðbundið frelsi sundrar stofnuninni. Gervigreindarmiðuð stofnun þarf aga í kjarnanum og aðlögunarhæfni á jaðrinum.
Einfalda niðurstaðan af sjálfvirknivæðingu vinnu er sú að gervigreind dragi úr þörfinni fyrir fólk. Á sumum sviðum mun hún gera það, til dæmis í endurtekinni þekkingarvinnu sem krefst lítils samhengis og verður þjöppuð eða hverfur. Þrýstingur mun aukast á vinnu sem er að mestu viðskiptalegs eðlis, brýr bil í kerfum, felst í flutningi upplýsinga, frumgreiningu, gerð fyrstu draga og svörum með takmarkaðan „virðisauka“.
Hin hliðin er þó sú að mannlegt „framlag“ færist upp um þrep: ef sérfræðiþekking er tiltæk samstundis verða þeir fágætu mannlegu eiginleikar sem gervigreind getur ekki og ætti ekki að leysa af hólmi að dómgreind, sköpunargáfu, ábyrgð, samhengisskilningi og trausti.
Stofnanir ættu í auknum mæli að einbeita sér að fólki sem getur tekið ákvarðanir við óljósar aðstæður. Fólki sem þekkir starfssviðið nógu vel til að stýra gervigreind og vita hvenær hún hefur rangt fyrir sér. Fólki sem kann að spyrja betri spurninga. Fólki sem getur tengt saman viðskiptalegan, tæknilegan, rekstrarlegan og mannlegan veruleika. Fólki sem getur byggt upp tengsl, skapað traust og samhæft marga hagsmunaaðila. Mikilvægt er einnig að hæfnin til að skipta um samhengi og túlka upplýsingar hratt og rétt verður enn nauðsynlegri þegar vikuvinna þjappast saman í einn mánudagsmorgun.
Alhliða starfsfólk verður því verðmætara, ekki síður verðmætt, ef það getur haldið utan um samhengi þvert á starfssvið og samhæft vinnu með stuðningi gervigreindar. Sérfræðingar kunna að verða verðmætari, ekki síður verðmætir, því hraðari vinna skapar fleiri aðstæður þar sem gæði og dómgreind skipta máli. Leiðtogar þurfa jafnframt síður að stýra athöfnum og frekar að hanna kerfi, samhengi og vinnuhraða.
Ekki ætti aðeins að fjárfesta í „gervigreindarfærni“, heldur þeim mannlegu eiginleikum sem verða mikilvægari þegar gervigreind sinnir fleiri einföldum framkvæmdaverkefnum: forvitni, dómgreind, seiglu, skýrleika, sköpunargáfu, ákveðni, samstarfshæfni og öryggi gagnvart óvissu. Stofnunin ætti strax að ráða, þjálfa og umbuna fólki fyrir þessa eiginleika.
Svo mikil samþjöppun vinnu er krefjandi og gervigreindarmiðaðar stofnanir geta ekki alltaf starfað á ofsahraða. Þær þurfa að skapa fólki svigrúm til að jafna sig og endurnýja tengsl. Til að hægt sé að meta stöðuna og taka góðar ákvarðanir ættu stofnanir að skapa umhverfi þar sem óvæntar uppgötvanir geta leitt til nýrra hugmynda.
Í dag eru mörg fyrirtæki sein að nýta þá möguleika sem gervigreind býður þegar upp á. Þetta skapar vaxandi bil milli framfara í getu sjálfvirkra gerenda og framfara í nýtingu hennar.
Það er eðlilegt. Stórar stofnanir tileinka sér tækni hægt vegna eldri kerfa, krafna regluverks, menningarlegrar andstöðu, sundurlausra gagna, óljósrar ábyrgðar og raunverulegrar áhættu sem þarf að stýra.
En fyrr eða síðar mun nægilega mörgum leiðtogum, teymum og keppinautum takast að beita gervigreind á raunveruleg verkferli með öruggum og endurtekningarhæfum hætti. Verklag mun þroskast, stjórnun verða samofnari starfseminni, gerendur áreiðanlegri og traust stofnana aukast. Bilið milli þess sem gervigreind gerir mögulegt og þess sem fyrirtæki nýta í raun mun taka að minnka.
Þegar vendipunkturinn rennur upp verða það ekki fyrirtækin með bestu líkönin eða hæstu fjárveitingarnar til gervigreindar sem ná forskoti, heldur stofnanirnar sem geta breytt vinnulaginu hratt.
Fyrirtæki sem miðstýra öllum ákvörðunum, verja hvert starfssvið, stjórna með hægfara nefndum og umbuna fólki fyrir að „rugga ekki bátnum“ munu eiga erfitt með að halda í við þróunina.
Fyrirtæki sem byggja upp traustan kjarna og aðlögunarhæfan jaðar munu læra hraðar. Þau munu fyrr finna betri verkferli, beina heilbrigðri blöndu af alhliða starfsfólki, sérfræðingum og leiðtogum að verðmætari vinnu og umbreyta staðbundnum tilraunum í endurnýtanlegt verklag.
Spurningin nú kann að vera „Hvernig innleiðum við gervigreind með góðum árangri?“ en brátt þarf hún að verða „Hversu hratt getur stofnunin okkar aðlagast þegar gervigreind breytir vinnunni?“
Hægfara stofnun með öfluga gervigreind verður áfram hægfara; aðlögunarhæf stofnun með öfluga gervigreind margfaldar árangurinn.